Isikuandmete kaitse

Käesolev isikuandmete töötlemise juhend (edaspidi juhend) kirjeldab Askendo OÜ (registrikood 11201368, aadress Rotermanni 10-18, 10111 Tallinn, Eesti; edaspidi meie) isikuandmete töötlemise põhimõtteid kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) 2016/679 (edaspidi määrus) ning isikuandmete kaitse seadusega.

Juhend käsitleb meie klientide, potentsiaalsete klientide ja teiste andmesubjektide isikuandmete töötlemist, sealhulgas klientide esindajate, kontaktisikute, töötajate ja tehingupartnerite andmete töötlemist. Juhend on kliendilepingu osa selles kokkulepitud ulatuses. Poolte lepingulised õigused ja kohustused määratakse kindlaks kliendilepingus ja selle lisades ning kohalduvates õigusaktides. Vastuolu korral lähtutakse kliendilepingu ja selle lisade eritingimustest, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

Juhend sisaldab teavet selle kohta:

• milliseid isikuandmeid me töötleme;
• millistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel me isikuandmeid töötleme;
• kuidas me isikuandmeid kaitseme ja säilitame;
• millised on andmesubjektide õigused;
• kuidas meiega isikuandmete töötlemise küsimustes ühendust võtta.

1. KASULIKUD MÕISTED

Kasutame juhendis allpool mõisteid alljärgnevas sisus:

• klient – füüsiline või juriidiline isik, kes kasutab, on kasutanud või soovib kasutada meie teenuseid;
• andmesubjekt – tuvastatud või tuvastatav füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Andmesubjektid on näiteks füüsilisest isikust kliendid, meie veebilehe külastajad, päringute esitajad, koostööpartnerid ning klientide töötajad, juhatuse liikmed, esindajad, kontaktisikud ja tehingupartnerid;
• isikuandmed – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Isik võib olla tuvastatav otseselt või kaudselt, sealhulgas nime, isikukoodi, asukohaandmete, veebitunnuse või muude isikut iseloomustavate tunnuste kaudu;
• töötlemine – isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või automatiseerimata toiming, sealhulgas kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, säilitamine, muutmine, päringute tegemine, kasutamine, edastamine, piiramine, kustutamine ja hävitamine;
• vastutav töötleja – füüsiline või juriidiline isik, kes üksi või koos teistega määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid;
• volitatud töötleja – füüsiline või juriidiline isik, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel.

Raamatupidamisteenuse osutamisel tegutseme kliendi nimel töödeldavate isikuandmete suhtes üldjuhul volitatud töötlejana. Klient kui vastutav töötleja määrab isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused ning vastutab meile edastatud andmete ja töötlemisjuhiste õiguspärasuse eest. Meie otsustame iseseisvalt teenuse osutamise viisi ning selleks kasutatavad tehnilised ja korralduslikud töövahendid ulatuses, milles see on lubatud õigusaktide ja kliendilepinguga. Enda õiguslike kohustuste täitmisel, kliendisuhete haldamisel ja oma õiguste kaitsmisel tegutseme vastutava töötlejana.

2. ISIKUANDMED

Töötleme isikuandmeid üksnes asjakohastel õiguslikel alustel ja eesmärkidel ning kliendi nimel andmeid töödeldes vastavalt kliendilepingule ja õiguspärastele juhistele. Töödeldavate isikuandmete liigid sõltuvad osutatavast teenusest ning hõlmavad eelkõige järgmisi andmeid.

Isiku tuvastamise andmed	ees- ja perekonnanimi, kontaktandmed (sh elukoht, e-posti aadress ja kontakttelefon), isikukood või sünniaeg, isikut tõendava dokumendi koopia, kodakondsus ning vajaduse korral muud õigusaktidest, sealhulgas rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevad andmed.
Kliendi esindajate andmed	andmed isiku seotuse kohta juriidiliste isikutega (nt isiku esitatud või avalikest registritest nähtuvad andmed, esindusõiguse alus ning muud juriidilise isiku nimel tehingute tegemise või esindamisega seotud andmed).
Teenuse osutamisega seotud andmed	Teenuse osutamisel meile teatavaks saanud isikuandmed, sealhulgas kliendi töötajate ning kliendi füüsilisest isikust klientide, tarnijate ja teiste tehingupartnerite andmed, mida töötleme raamatupidamis- ja muude seotud teenuste osutamiseks. Need võivad hõlmata näiteks järgmisi andmeid: ees- ja perekonnanimi, isikukood või sünniaeg, kontaktandmed, residentsus, elukutse või amet; töölepingud, töötasud, puhkused, puudumised, maksuarvestuse andmed ning muud palgaarvestuseks vajalikud andmed, sealhulgas vajaduse korral terviseandmed ja kohtutäiturite nõuetega seotud andmed; ülalpeetavate arv ja perekonnaseis, kui need on vajalikud teenuse osutamiseks; pangakonto number, maksed, arveldused ja võlgnevused; ostetud kaubad, tellitud teenused ning tehingutega seotud andmed; ettevõtte osanike, aktsionäride, tegelike kasusaajate ning teiste ettevõttega seotud isikute andmed. Samuti töötleme andmeid, mis kajastavad meie enda teenuste tellimist ja kasutamist, sealhulgas lepinguid, kliendisuhtlust, kirjavahetust, teenuste eest tasumist, võlgnevusi ja võimalikke lepingurikkumisi.
Muud andmed	Veebilehe kasutamisega seotud andmed, sealhulgas küpsised, veebilehe logiandmed ja IP-aadressid. Saame isikuandmeid eelkõige järgmistest allikatest: isikult endalt päringute, taotluste, lepingute ja suhtluse kaudu; kliendilt teenuse osutamise käigus; isiku enda avalikustatud teabest, sealhulgas avalikest internetiallikatest ja sotsiaalmeediast; maksete ja muude tehingute andmetest; avalikest registritest, ametiasutustest ja muudest õiguspärastest allikatest; meie varasemast kliendisuhtlusest ja andmebaasidest.

3. ANDMETE TÖÖTLEMISE EESMÄRK JA ALUS

Kliendi nimel raamatupidamis- ja palgaarvestusteenuse osutamisel töötleme isikuandmeid volitatud töötlejana, lähtudes kliendilepingust ja kliendi dokumenteeritud juhistest. Sellise töötlemise eesmärkide ja õiguslike aluste määramise eest vastutab klient kui vastutav töötleja.

Enda tegevusega seotud isikuandmeid töötleme vastutava töötlejana eelkõige järgmistel eesmärkidel ja õiguslikel alustel.

Lepingu täitmise eesmärgil ja alusel	füüsilisest isikust kliendile pakkumise koostamine, lepingu sõlmimine ja teenuse osutamine; füüsilisest isikust kliendiga suhtlemine, teenuse osutamise ja tehtud tööde arvestus ning arveldamine ulatuses, milles see on lepingu täitmiseks vajalik.
Seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks	kliendi isikusamasuse, esindusõiguse ja tegelike kasusaajate tuvastamine ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuete täitmine; meie enda raamatupidamis- ja maksukohustuste täitmine; õigusaktidest tulenev andmete säilitamine ning kohustuslik teabe esitamine ametiasutustele.
Õigustatud huvi alusel	juriidilisest isikust klientidega lepingute ettevalmistamine, sõlmimine, täitmine ja haldamine, sealhulgas klientide juhatuse liikmete, esindajate ja kontaktisikute nimede, ametikohtade ning kontaktandmete töötlemine; kliendi esindajatega suhtlemine, teenuse osutamiseks vajalike juhiste ja selgituste vahetamine ning asjakohase kirjavahetuse säilitamine; teenuse osutamise, tehtud tööde ja arveldamise korraldamine ning dokumenteerimine ulatuses, milles töötlemine ei põhine lepingu täitmisel või seadusest tuleneval kohustusel; maksete ja võlgnevuste haldamine, õiguslike nõuete esitamine ja kaitsmine ning meie õiguste ja vara kaitsmine; teenuste kvaliteedi parandamine ja äritegevuse arendamine; kliendisuhete hoidmine ning turundustegevus õigusaktidega lubatud ulatuses; kliendiürituste ja koolituste korraldamine ning nende jäädvustamine ja kajastamine, kui selleks on õigustatud huvi.
Nõusoleku alusel	otseturundus, kui selleks on õigusaktide kohaselt vajalik nõusolek; veebilehe statistika- ja turundustehnoloogiate kasutamine ulatuses, milles see eeldab külastaja nõusolekut; muud isikuandmete töötlemise toimingud, milleks küsime eraldi nõusolekut.

Isikuandmete töötlemisel lähtume iga konkreetse toimingu eesmärgist ja asjakohasest õiguslikust alusest.

Teatud isikuandmete esitamine võib olla vajalik lepingu sõlmimiseks või täitmiseks või tuleneda õigusaktidest. Vajalike andmete esitamata jätmisel ei pruugi meil olla võimalik lepingut sõlmida või täita, teenust osutada või seadusest tulenevaid kohustusi täita.

4. LIGIPÄÄS ISIKUANDMETELE JA TURVALISUS

Rakendame isikuandmete töötlemisega seotud riskidele vastavaid tehnilisi ja korralduslikke turvameetmeid kooskõlas kohalduvate õigusaktidega.

Ligipääs isikuandmetele võimaldatakse isikutele, kellel on seda vaja tööülesannete või lepinguliste kohustuste täitmiseks ning kellele kohaldub asjakohane konfidentsiaalsuskohustus.

5. ANDMETE JAGAMINE

Edastame isikuandmeid kolmandatele isikutele ulatuses, milles see on vajalik teenuse osutamiseks, õiguslike kohustuste täitmiseks, meie õiguste kaitsmiseks või muul õiguspärasel alusel.

Raamatupidamisteenuse osutamisel võime kasutada kolmandate isikute tarkvara ja teenuseid. Kui klient kasutab enda tellitud või hallatavat tarkvara, kohaldatakse kliendi ja tarkvarateenuse pakkuja vahelisi tingimusi. Meie ei võta üle tarkvarateenuse pakkuja iseseisvaid lepingulisi kohustusi ega vastuta tema tegevuse, tegevusetuse või tarkvara puuduste eest ulatuses, milles vastutus ei tulene meie enda tegevusest, lepingulistest kohustustest või kohustuslikest õigusnormidest.

Kui kasutame kliendi isikuandmete töötlemiseks enda alltöötlejaid, järgime nende kaasamisel ja kasutamisel määrusest ning kliendilepingust tulenevaid nõudeid.

Isikuandmeid võidakse edastada järgmistele vastuvõtjatele:

• teenuse osutamiseks ja meie töö korraldamiseks kasutatavad tarkvara- ja IT-teenuste pakkujad, andmete majutajad, arhiveerimisteenuse osutajad ning muud asjakohased teenusepakkujad;
• ametiasutused ja muud seadusest tuleneva teabe saamise õigusega isikud, sealhulgas Maksu- ja Tolliamet, Töötukassa, Tervisekassa, kohtud, Politsei- ja Piirivalveamet, Rahapesu Andmebüroo ning Andmekaitse Inspektsioon;
• õigus- ja audiitorteenuste osutajad ning muud vajalikud professionaalsed nõustajad.

6. ISIKUANDMETE SÄILITAMINE JA AEG

Säilitame isikuandmeid üksnes nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks, seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks või muul õiguspärasel alusel.

Isikuandmete säilitamisel lähtume eelkõige järgmistest põhimõtetest:

• raamatupidamise dokumente säilitame raamatupidamise seaduses sätestatud tähtaja jooksul, üldjuhul seitse aastat;
• rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seaduse alusel kogutud andmeid säilitame seaduses sätestatud tähtaja jooksul, üldjuhul viis aastat pärast ärisuhte lõppemist;
• nõusoleku alusel töödeldavaid andmeid säilitame kuni töötlemise eesmärgi täitumiseni või nõusoleku tagasivõtmiseni, välja arvatud juhul, kui edasiseks säilitamiseks on muu õiguslik alus.

Kliendi nimel töödeldavate isikuandmete säilitamisel, tagastamisel ja kustutamisel lähtume kliendilepingust ning kohalduvatest õigusaktidest. Kliendi tellitud või hallatavas tarkvaras asuvate andmete säilitamine ja kustutamine toimub vastavalt tarkvara kasutamise tingimustele ning kliendi, meie ja tarkvarateenuse pakkuja vahelisele tegelikule vastutuse jaotusele.

Enda õiguslike kohustuste täitmiseks ja õiguste kaitsmiseks vajalikke andmeid võime säilitada ulatuses ja aja jooksul, milles selleks on õiguslik alus.

Andmesubjektil on õigus oma nõusolek igal ajal tagasi võtta, teatades sellest meile e-posti teel või kasutades asjakohasel juhul uudiskirjas või veebilehel pakutavaid nõusoleku haldamise võimalusi. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne selle tagasivõtmist toimunud töötlemise õiguspärasust.

Isikuandmete edastamisel väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda järgime määruse V peatükis sätestatud nõudeid. Kui edastamine toimub meie kui vastutava töötleja tegevuses, anname andmesubjektidele määruses nõutud teavet asjakohase edastamise aluse ja kaitsemeetmete kohta.

7. ANDMESUBJEKTI ÕIGUSED

Andmesubjektil, kelle isikuandmeid töötleme vastutava töötlejana, on määruses sätestatud tingimustel õigus:

• tutvuda oma isikuandmetega ja saada neist koopia;
• nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist;
• nõuda isikuandmete kustutamist või nende töötlemise piiramist;
• esitada isikuandmete töötlemisele vastuväiteid;
• taotleda isikuandmete ülekandmist teisele vastutavale töötlejale;
• võtta tagasi antud nõusolek, ilma et see mõjutaks enne tagasivõtmist toimunud töötlemise õiguspärasust;
• esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile.

Õiguste kasutamiseks või isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes võib pöörduda meie poole juhendi lõpus toodud kontaktandmetel.

Kliendi nimel töödeldavate isikuandmetega seotud taotluste sisulise lahendamise eest vastutab klient kui vastutav töötleja. Kui saame sellise taotluse otse andmesubjektilt, edastame selle asjakohasel juhul kliendile ning abistame klienti määruses ja kliendilepingus sätestatud ulatuses.

8. KÜPSISED JA MUUD VEEBITEHNOLOOGIAD

Meie veebilehel kasutatakse küpsiseid ja muid veebitehnoloogiaid veebilehe toimimiseks, statistika kogumiseks ning kasutajakogemuse ja turunduse eesmärkidel.

Veebilehe toimimiseks hädavajalikke küpsiseid kasutatakse ilma eraldi nõusolekuta. Muude nõusolekut vajavate küpsiste kasutamiseks küsime külastaja eelnevat nõusolekut.

Külastaja saab oma nõusolekut ja eelistusi muuta veebilehe privaatsusseadetes.

Meil on õigus käesolevat juhendit ajakohastada ning avaldada muudetud juhend meie veebilehel. Juhendi muutmine ei muuda poolte vahel sõlmitud lepingu tingimusi, välja arvatud juhul, kui see on lepingus lubatud või pooled selles kokku lepivad.

Isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes palun võtke meiega ühendust alljärgnevatel kontaktidel:

Askendo OÜ
Tel.: 6827 307
e-post: askendo@askendo.ee
www.askendo.ee